福州会议接待方案介绍

福建果旅商务会议服务公司能为您提供什么样的服务呢？ 

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果旅商务会议为您提供：

1、提供各类行业会议、新产品展销会及培训班专业策划、优质接待服务； 

2、提供会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及秘书服务； 
3、提供媒体宣传采访、信息发布、网站服务； 
4、提供商务人士、自驾车人士吃、住、行、游、购、娱等一条龙优惠套餐套票业务服务； 
5、提供机、车、船票等委托代办服务。 

       我们将以良好的素质、高效周到的服务、专业的会议策划及高质量的接待、合理的价格，为广大客户提供优质的服务！ --做专做大、优质全面、旅游顾问、会议专家、商旅助理、亲密朋友 、优质高效、开拓进取……
 

会议策划组织
一、 会前准备: 
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 
2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？ 
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组. 限定每个项目的商议时间。 
4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 
5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 
6、根据要讨论的问题限定与会人员。 
7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 

二、会议期间控制 :
1、叙述会议的目的。 
2、核对并记录与会者。 
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 
4、给每一个人表述自己意见的机会。 
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。 
7、坚持预定的时间，不要拖延。 
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。 
10、确定下次会议的议题和时间。 

三、会后工作 
1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 
2、根据会议，对执行进行监督和检查。 

会议公司与会议主办方的相关工作安排：
会前工作： 
1、与会议主办者洽谈。 
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 
4、与会议主办者确认会议接待方案。 
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 

会中工作： 
9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 
10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 
12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 
14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 
18、协调会议期间的交通工具的安排。 
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 

会后工作： 
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 
22、与会议主办者的费用结算工作。

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 福建果旅商务服务有限公司--专业策划和执行各类会议、考察、场地预定、场地搭建、印刷、礼品、会议接待等一系列会议服务的福州会议公司，汇聚从事会务、商务服务专家及一批精于会议接待的专业人员，为实现优质会务及品质服务而不断进取，让客户体验“省时、省力、省钱”的超值服务。

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